Yönetim Karesi

Yönetim kavramı insanlık tarihi kadar eski olmasına rağmen günümüzdeki yöneticilerin yönetimin temel işlevlerinde hatalar yapmaya devam etmesi bu konunun yeterince önemsenmediğini veya anlaşılamadığını ortaya koyuyor.

Her yiğidin bir yoğurt yiyişi, yani her yöneticinin bir yönetim tarzı vardır. Ayrıca her yöneticiye sorsanız muhtemelen birçoğu yönetim kavramını farklı tanımlar. Oysa yönetim ve yönetim işlevleri doğru özümsenmiş olsa verilecek cevaplar da çok farklı değil, benzer olabilirdi.

Mesela yönetim demek, sevk ve idare etmek demek değildir. Böyle olsa en iyi yöneticiler hiç kuşkusuz çobanlar olurlardı. Bir yönetimden bahsetmek gerekiyorsa bunun içerisinde öncelikle bir amacın bulunuyor olması kaçınılmazdır. O amaca ulaşmak için de, eldeki kaynakların ne olduğunu bilmek ve yönetim işlevlerini de doğru anlayıp, doğru kullanmak gerekir.

Temel dört yönetim işlevi vardır: Planlama, Organize Etme, Yürütme ve Kontrol.

Planning

Genelde yapılan en büyük hata, bunların hepsini ayrı ele almak ve ayrı ayrı önemsemektir. Oysa bu dört temel işlev de bir bütündür ve aynı derecede önem derecesine sahiptir. Literatürde böyle birşey yok, ama ben bu dört temel işlevi Yönetim Karesi olarak ifade ediyorum. Hepsinin yönetim içerisindeki uzunlukları ve ele alınma ciddiyetleri aynı olmalıdır çünkü. Yönetim işi bir kare ise işlevleri de, her biri aynı uzunlukta olan kenarları gibidir. Tabii ki neyi yönettiğinize veya projenizin türüne bağlı olarak hepsinin yoğunlukları farklılık içerebilir, fakat önem dereceleri değişmez. Örneğin bir baraj projesi yapıyorsanız elbette planlama işlevi uzun bir aktivite zamanını alacaktır, ama bu diğerlerini daha az önemsemenizi gerektirmez.

Planlama işlevi özellikle biz Türkler’in en az önem verdiği süreçtir, desek sanırım herkes bunu kabul eder. Bir atasözümüz de, bu kanıyı çok güzel itiraf ediyor aslında. “Kervan yolda düzülür.” Oysa planlama, yola çıkmadan önce gerekli olan tüm kaynakların ve araçların belirlenmesi için çok hayati bir süreçtir. Yani yapılacak eylemlerin geleceğinin önceden belirlenmesidir. General Eisenhower’ın bu konuda bilinmesi gereken bir sözü vardır: “Planlar hiçbir şeydir, ama planlama her şeydir.”

Bazı kaynaklarda “Örgütleme” ve “Koordinasyon” fonksiyonları ayrı ayrı gösterilip, beş yönetim işlevinden bahsedilse de, “Organize Etme”; tüm kaynakların düzenlenmesi, bir araya getirilmesi ve uyumlandırılması olarak hepsini kapsar.

Yürütme ise artık hareket geçme zamanıdır. Ürünün sahaya indiği, satışların başladığı, operasyonun düğmeye bastığı, kolların ve bacakların çalışmaya başladığı safhadır. Örneğin bir saha satışında mobil bir ekipman gereksinimi varsa ve bu önceden planlanıp, temin edilmemişse yürütme adım atamayacak durumda kalmış olur.

Kontrol ise iş yürürken siparişlerin alınmasından ürünlerin sevkiyatına, satıştan faturalaşmaya kadar tüm süreçlerde belirlenen hedeflere (performans hedefi, kalite hedefi, mevzuata uygunlu hedefi, verimlilik hedefi gibi) ulaşmak için kritik noktalarda yapılan güvence faaliyetlerini içerir. Artık günümüzde kontrolün amacı, tespitten ziyade önleyici bir etki göstermektir. Özellikle büyük projeler esnasında ihmal edilen düzenli veya habersiz kontroller daha sonra daha ciddi kayıplara neden olabilmektedir. Kontrol mekanizmalarının kurulması ve yerine getirilmesi bu kayıpları baştan önlemiş olur. Bir Alman Atasözü “Güvenmek iyidir, kontrol etmek daha iyidir” der.

Sizce bu yönetim işlevlerinden hangisi daha az önemsiz veya hangisi göz ardı edilebilir ki? Yöneticilik, önünüze gelen kağıtları paraflamaktan veya ortalığa talimatlar yağdırmaktan çok daha fazlasını ister. Ama en azından da temel yönetim işlevlerini bilmeyi, önemsemeyi ve uygulayabilmeyi...

Üçgenin iç açıları toplamını bilmek gerektiği kadar yönetim karesini de, aklınızın bir köşesinde tutmakta fayda var...

Fuat Sağıroğlu – Eylül 2012